ALLEGATO A - INFORMATIVA WHISTLEBLOWING
(Art.13 GDPR 2016/679)
La Rosetti Marino SpA, in relazione ai propri obblighi in materia di Whistleblowing (D.Lgs. 24/2023), forniscono a coloro che intendono segnalare comportamenti in violazioni di leggi e regolamenti, nel loro ruolo di Titolare del trattamento dei dati personali, le informazioni sul trattamento dei dati personali che si rendono necessari nella gestione delle Segnalazioni Whistleblowing ai sensi del Regolamento Europeo 679/2016 (di seguito Regolamento o “GDPR”) e delle normative nazionali sulla protezione dei dati personali.
1. IDENTITA’ E CONTATTI DEL TITOLARE
Titolare del trattamento dei dati personali è la Rosetti Marino SpA, Via Trieste 230, 48122 Ravenna, email: privacy@rosetti.it, destinataria delle Segnalazioni Whistleblowing.
2. DATI PERSONALI TRATTATI
Il Titolare tratterà i dati personali riferiti al segnalante, al segnalato e alle persone coinvolte e/o collegate ai fatti oggetto della Segnalazione esclusivamente per la gestione delle Segnalazioni, secondo principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutelandone la riservatezza ai sensi della normativa Whistleblowing.
In particolare, i dati personali trattati riguarderanno dati comuni, quali nome e cognome, indirizzo, telefono, indirizzo e-mail, codice fiscale, dati relativi alla posizione lavorativa ricoperta nella Società e ogni altra informazione presente nella Segnalazione e in alcuni casi, ove necessario, anche dati appartenenti a particolari categorie ex art.9 del GDPR (dati che rivelano informazioni sulle convinzioni religiose, sull’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute, dati relativi a preferenze politiche, ecc.) o dati relativi a condanne penali ex art.10 del GDPR per motivi di interesse pubblico rilevante ai sensi del Decreto Whistleblowing e comunque nei limiti di quanto consentito dalla normativa in materia.
3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I dati personali saranno trattati esclusivamente, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023, per le seguenti finalità:
- presa in carico della Segnalazione da parte del Comitato Whistleblowing;
- invio di eventuali richieste in merito alla Segnalazione ricevuta per gli opportuni approfondimenti;
- verifiche sulla fondatezza della Segnalazione e gestione dell’istruttoria;
- adozione dei provvedimenti conseguenti, anche sotto il profilo disciplinare.
La base giuridica dei trattamenti, in relazione ai dati comuni, è rinvenibile nell’adempimento degli obblighi legali previsti dal D.Lgs.24/2023 a cui è soggetto il Titolare del trattamento (Art. 6, co. 1, lett. c) del GDPR).
Per ciò che riguarda il trattamento di categorie particolari di dati di cui all’art.9 del GDPR il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell'Unione o degli Stati membri (Art. 9, co. 2 lett. g) del GDPR).
Il trattamento dei dati giudiziari resosi eventualmente necessario per la gestione delle Segnalazioni ricevute è legittimo sulla base dell’art. 10 del GDPR.
4. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali saranno conservati solamente per il tempo necessario alle finalità di gestione della Segnalazione per le quali sono stati raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lett. c), del GDPR e comunque non oltre cinque anni decorrenti dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.
Rimane inteso che i dati personali che manifestamente non siano utili al trattamento di una specifica Segnalazione non saranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente.
5. OBBLIGO DI CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati personali è facoltativo e la Segnalazione potrà anche essere anonima. Il mancato conferimento di eventuali dati personali non avrà alcuna conseguenza sul Segnalante, ma potrebbe tuttavia pregiudicare l’attività istruttoria da svolgere per dare seguito alla segnalazione nonché tutti gli adempimenti correlati alla gestione del procedimento whistleblowing.
6. AMBITO DI COMUNICAZIONE DEI DATI E SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
I dati personali ricevuti nell’ambito della Segnalazione Whistleblowing saranno trattati esclusivamente da soggetti competenti a ricevere o dare seguito alle Segnalazioni, così come previsto dalla presente Procedura Whistleblowing pubblicata sul sito internet aziendale, o da terze parti che forniscono servizi necessari all’espletamento delle finalità di cui al punto 3, che abbiano ricevuto formale autorizzazione a tale trattamento o nomina in qualità di responsabili del trattamento dei dati, a seconda che siano soggetti interni o esterni all’organizzazione aziendale della società destinataria della Segnalazione.
In particolare, potranno avere accesso ai dati degli interessati:
- la società che gestisce la Piattaforma Whistleblowing, nominata Responsabili del trattamento;
- le Autorità pubbliche ed altri soggetti in assolvimento di obblighi di legge (es. Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti,
ANAC), in qualità di Titolari autonomi del trattamento.
In qualsiasi momento è possibile richiedere un elenco aggiornato dei responsabili esterni nominati dal Titolare.
I dati non saranno in nessun caso diffusi, né saranno soggetti ad alcun processo decisionale interamente automatizzato.
7. TRASFERIMENTO DEI DATI IN PAESI NON APPARTENENTI ALL’UNIONE EUROPEA I dati non saranno oggetto di trasferimento in paesi non appartenenti all’Unione Europea.
8. DIRITTI DELL'INTERESSATO
L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, potrà esercitare, per quanto applicabili, i diritti previsti agli
articoli da 15 a 22 del GDPR 679/2016, quali ad esempio:
- diritto di accesso ai dati che lo riguardano e a specifiche informazioni (ad es. finalità del trattamento, categorie dei dati oggetto di trattamento, destinatari a cui i dati saranno comunicati);
- diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti e la cancellazione dei dati, se sussistono determinati motivi (ad es. i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per cui erano stati raccolti, qualora l’interessato revochi il consenso o i dati debbano essere cancellati per obbligo legale);
- diritto di ottenere la limitazione del trattamento in determinate ipotesi (ad es. se l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali); L’interessato ha altresì il diritto di proporre reclamo, ai sensi dell’art. 77 del GDPR 679/2016, all'Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità della persona segnalante, ai sensi dell’art.2 - undecies del Codice della privacy (D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196).